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Auditorias jurídicas: como realizá-las de forma eficiente

Qualquer empresa que foque sua gestão em ações preventivas deve realizar auditorias jurídicas de forma periódica. Tanto as auditorias de processos judiciais, quanto administrativos, impactam diretamente na administração de um negócio. Afinal, por meio delas, os gestores conseguem ter um panorama mais claro acerca dos riscos e contingências da empresa e, assim, tomar decisões mais estratégicas.
Embora as auditorias jurídicas sejam um procedimento extremamente benéfico para as empresas, é um fato que elas podem ser trabalhosas e caras. Dependendo do número de processos, a quantidade de dados e informações a serem analisadas é enorme, o que demanda não apenas uma grande equipe de profissionais, como também estruturas complexas de data room. A boa notícia é que através da tecnologia, realizar auditorias jurídicas é algo mais simples e rápido, já que hoje existem inúmeras ferramentas que tornaram todo o procedimento mais eficiente.
Para saber mais sobre como realizar auditorias jurídicas de forma eficaz, preparamos algumas dicas! Confira!

Como conduzir auditorias jurídicas?

Uma auditoria jurídica engloba uma série de procedimentos visando a análise de todos os processos os quais a empresa figura como parte. O principal objetivo de uma auditoria é contabilizar de forma qualitativa e quantitativa processos judiciais e administrativos, avaliando as possibilidades de êxito, possíveis condenações e quais valores a empresa pode arcar, caso seja responsabilizada.
Para realizar uma auditoria é necessário envolver não apenas um time de profissionais, como também organizar uma grande quantidade de documentos e arquivos. Em regra, uma auditoria jurídica deve seguir os seguintes passos:

Levantamento de dados

Nessa etapa inicial, a empresa deve fazer um levantamento de todos os processos os quais é parte. Essa análise contempla tanto a consulta dos sites dos Tribunais, quanto de órgãos administrativos. Assim, além dos tribunais de primeira e segunda instância, é preciso checar agências reguladoras, secretarias da fazenda, vigilância sanitária, entre outros, dependendo da atividade da empresa. Fazer a delimitação da análise de forma precisa é essencial para que todo o processo flua. Caso contrário, é possível perder meses apenas fazendo esse tipo de coleta de dados.

Conferência de dados

Após obter todos os dados dos processos da empresa, é essencial fazer uma conferência desse material. Primeiramente, é preciso verificar se existem processos que não estão sendo acompanhados por advogados internos ou externos. É muito comum que, durante uma auditoria, a empresa identifique processos que não tinha conhecimento; seja porque a empresa não foi citada, seja porque houve qualquer falha no encaminhamento de informações. Através das auditorias é possível encontrar esses erros a tempo e evitar a revelia em um processo e todos os riscos dela decorrentes.
Nessa fase também é essencial organizar todos os dados em um data room específico, ou mesmo em planilhas, dependendo da quantidade de processos.

Triagem e análise

Depois de conferir todos os processos judiciais e administrativos, bem como organizá-los, nessa etapa é necessário realizar uma triagem e posterior análise. Assim, nesse momento, é feita uma análise de todas as ações e tarefas que foram realizadas para cada processo, quais são os prazos para novas ações e quais recursos foram ajuizados. Além disso, essa análise compreende as estratégias de defesa adotadas pela empresa e quais matérias foram mais demandadas.
Nessa fase, o gestor jurídico já é capaz de identificar falhas em processos que acabam acarretando contingências. Para ficar mais claro, vamos supor que nessa fase a empresa identifique inúmeras ações trabalhistas envolvendo o pagamento de verbas rescisórias. É preciso checar, portanto, de que forma a empresa vem operando tanto o desligamento de funcionários, quanto a rescisão contratual e ver de que maneira é possível aprimorar essas práticas internamente.

Levantamento de valores

Depois de fazer uma análise qualitativa dos casos, chegou o momento de avaliar os valores envolvidos e prognósticos das ações. Nessa fase é essencial fazer um levantamento de todas as custas processuais, honorários advocatícios, honorários periciais, multas administrativas, entre outros.
Esses números são de grande relevância para gestores e administradores uma vez que, através deles, é possível mensurar riscos e avaliar se a empresa possui um financeiro organizado caso tenha que arcar com esses valores. Em alguns casos, a empresa descobre que precisa aumentar o capital de giro, por exemplo, apenas em razão dos riscos jurídicos que possui.

Avaliação dos processos em auditorias jurídicas

Por fim, nessa etapa é feita uma análise dos processos. Em outras palavras, aqui o jurídico deve avaliar as possibilidades de êxito de uma ação, probabilidade de condenação da empresa, além dos valores envolvidos. Nessa fase é dado um prognóstico de cada ação, para que a empresa tenha mais clareza dos riscos jurídicos que possui.
Algumas empresas, ao realizarem auditorias jurídicas, acabam incluindo outras fases no procedimento. Não existe uma regra para realizar uma auditoria jurídica. Os procedimentos que envolvem as auditorias de processos judiciais podem variar. A partir da análise da situação de uma empresa é possível criar mais ações ou menos.

Como realizar auditorias jurídicas de forma eficiente

Uma auditoria jurídica é um procedimento complexo e trabalhoso. Porém, é possível realizar auditorias com mais rapidez e menos custos utilizando a tecnologia. Muitos gerentes jurídicos e administradores de empresas não sabem, mas hoje já existem inúmeras ferramentas que utilizam o big data e a inteligência artificial para coletar e analisar dados de processos.
Com esses recursos é possível capturar todo tipo de informação e dados de processos judiciais e administrativos que a empresa configura como parte. Seja para o CNPJ principal, seja para as filiais, usando robôs de captura é possível fazer uma varredura em dados digitais e encontrar todo tipo de informação. Além de fazer essa coleta de dados, a tecnologia possibilita a análise rápida, permitindo que a empresa tenha um prognóstico e um panorama completo sobre todos os processos os quais faz parte.
Muitos administradores e gestores jurídicos não sabem, mas a plataforma Concilie Online não é apenas uma estrutura de resolução de conflitos. Com a ferramenta é possível sanear base de processos excluindo facilmente os que estão extintos, fazer a triagem e a análise dos casos, elegendo aqueles que são passíveis de serem resolvidos fora do judiciário e tratá-los até a homologação.
Muitas empresas acreditam que terceirizar a auditoria jurídica é a melhor maneira de realizar esse procedimento de forma eficiente. Contudo, usando a tecnologia, é possível garantir a segurança dos dados, tomar decisões mais rapidamente, além de montar um panorama completo e interativo de forma rápida e efetiva para o departamento jurídico.

Tem dúvidas sobre como funciona a plataforma Concilie Online e como realizar auditorias jurídicas de forma mais eficiente para o seu negócio? Entre em contato e saiba mais!

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